Täglich werden 200 Millionen Sprachnachrichten über WhatsApp verschickt. Leider unterscheiden viele Nutzer dabei nicht zwischen beruflich und privat und nerven ihre Geschäftspartner mit langatmigen Memos. Wie es besser geht, zeigt der WhatsApp Knigge.

WhatsApp scheidet die Geister

Da ist er wieder dieser kleine Quälgeist: Ein roter Punkt, der alle Aufmerksamkeit auf sich zieht: Olaf hat Dir eine Sprachnachricht geschickt. Ich verdrehe die Augen: Eine Botschaft von neun Minuten und ich habe keine Ahnung, was er heute von mir will.

Soll ich aus der Sitzung rausgehen und mir vor der Tür die Nachricht anhören? Ich kann schlecht während dem Meeting das Handy ans Ohr halten. Doch ist die Botschaft wirklich so wichtig, dass sie knapp 10 Minuten meiner ungeteilten Aufmerksamkeit benötigt?

Sie merken schon: An WhatsApp scheiden sich die Geister. Viele Sender lieben den Dienst, etliche Empfänger hassen ihn. Ich gehöre zu den “Hatern”. Der Grund sind langatmige Sprachbotschaften, bei denen ich minutenlang zu einer passiven Haltung verdammt bin.

Was im Privatbereich ein wunderschönes Ritual ist, wenn der Enkel seiner Oma ein paar warme Worte übermittelt, wird im Businessbereich zum lästigen Ärgernis.

Gedankensalat für den Empfänger

Natürlich ist es herrlich bequem, wenn ich meine markigen Finger nicht über eine Minitastatur bewegen muss, um eine SMS zu schreiben. Zudem brauche ich mich nicht um die (falsche) Autokorrektur zu scheren.

Kurzum: Als Sender spare ich Zeit und Mühe und mute genau dies meinem Empfänger zu: Ich plaudere einfach drauf los und werfe ihm meine unsortierten Gedanken vor die Füße. Da hast du meinen Gedankensalat, mach was draus.

Besonders ärgerlich: Bei manchen Sprachnachrichten ist nachher mehr Chaos im Kopf als vorher, weil mehrere Fragen gleichzeitig gestellt werden, die wie offene Fäden nun im Raum hängen.

Als Empfänger habe ich den Salat und kann mir aussuchen, ob ich Frage 1 oder 3 beantworten will. Spätestens an dieser Stelle ist klar, warum die kurze Kommunikation über SMS (Frage – Antwort – Frage -Antwort) die zeitsparende und unmissverständliche Variante ist.

WhatsApp Knigge: So chatten Sie richtig

Mein persönlicher WhatsApp Knigge für die berufliche Kommunikation: Überlegen Sie zweifach, ob bei diesem Anliegen wirklich eine Sprachnachricht “notwendig” ist.

Nach meiner eigenen Erfahrung ist in 95% der Fälle eine kurze SMS die bessere Wahl: Der Inhalt kann im beruflichen Alltag leichter aufgenommen werden und ich bekomme deutlich schneller eine Antwort.

Keine Nachrichten in der Nacht

Viele Geschäftsreisende sind häufig unterwegs, mitunter in unterschiedlichen Zeitzonen und nutzen WhatsApp während in Deutschland Nacht ist.

Meine Empfehlung: Schicken Sie Ihrem Geschäftspartner in dieser Zeit keine Nachrichten, es ist nichts ärgerlicher als wenn Ihr Kunde um 3 Uhr von einem Signalton in seinem Schlaf gestört wird.

Meine Frau und ich praktizieren im Schlafzimmer zudem die Handyfreie Zone und haben auch den Signalton deaktiviert, um nicht 24 Stunden am Tag gestört zu werden.

WhatsApp Knigge: Nicht ungefragt Gruppen anlegen

Ich persönlich reagiere ziemlich genervt, wenn ich ungefragt zu einer WhatsApp Gruppe hinzugefügt werde. Plötzlich bekomme ich ohne Zustimmung eine Flut von Nachrichten, häufig von Menschen, die ich nur flüchtig kenne.

Mitunter ist den Initiatoren gar nicht bewußt, was sie damit anstellen und zucken lapidar mit der Schulter: Du kannst Dich doch einfach wieder abmelden.

Mein Tipp: Formieren Sie Gruppen nur mir klarer Zustimmung der beteiligten Personen. Was im privaten Bereich von Vereinsmitgliedern häufig toleriert wird, kann im Kundenbereich für Ärger und Vertrauensverlust sorgen.

Verzichten Sie auf Kanal-Wechsel

Mittlerweile kann man auch Instagram Sprachnachrichten verschicken. Was mich persönlich nervt ist der Kanal-Wechsel in einer laufenden Kommunikation.

Gestern schickte mir eine Geschäftspartnerin per WhatsApp Knigge die Nachricht, sie habe mir über Instagram geschrieben. “Wie bitte????” denke ich.

Also wechsle ich auf Instagram. Da ich dort drei verschiedene Profile habe: berufliche und private muss ich alle Accounts überprüfen. Ergebnis: Keine Nachricht von der Dame. Genervt wechsle ich zurück auf WhatsApp: Um was geht es? Ich habe auf Instagram nichts erhalten.

Null-Kommunikation nenne ich dieses Phänomen: Wertvolle Lebenszeit geht verloren, ohne dass substanziell etwas kommuniziert wird.

Das Glück der Unerreichbarkeit

Zum Schluss noch der Hinweis auf ein lesenswertes Buch von Miriam Meckel: Das Glück der Unerreichbarkeit.

Die Autorin hat bereits vor Jahren erforscht, was passiert, wenn Nachrichten nicht sofort beantwortet werden. Das Ergebnis: Nichts!

Von daher lasse ich mich von der täglichen Flut von Nachrichten nicht ständig unter Antwortdruck setzen. Wer mir ohne Anlass eine ewig lange Sprachnachricht schickt, muss damit rechnen, dass ich sie erst Abends oder am nächsten Tag anhöre und dann beantworte.

Am Wochenende und an Feiertagen gönne ich mir das “Glück der Unerreichbarkeit”. So auch am letzten Pfingstsamstag, als mein Reisebüro noch nach 21 Uhr auf dem Handy anrief, um meine Mail zu beantworten.

Mein Credo: Was eine Woche bei einem Geschäftspartner liegen blieb, kann bis zum Start der neuen Woche getrost warten.